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Etiqueta de e-mail: o que fazer e o que não fazer

Todos nós em algum momento passamos tempo demais pensando sobre o que fazer e o que não fazer enquanto estamos redigindo um e-mail. Eu me incluo nisso. E justamente porque eu mesma já cometi inúmeros erros redigindo e-mails, que eu resolvi fazer uma pesquisa para identificar como todos podemos usar a etiqueta de e-mail a nosso favor.

Vamos às dicas:

1. Revise o seu e-mail antes de enviar

Pelo amor de tudo o que é sagrado, certifique-se de que as palavras estão escritas corretamente! A menos, permita a função “auto-corrigir” no seu sistema de e-mails. Revise se gramática está no ponto e se você incluiu o que você disse que incluiria (sempre verifique os anexos!).

2. Seja claro, conciso e direto

Nada me deixa mais irritada do que receber um e-mail realmente genérico que é super vago e me exige ter que ir e voltar várias vezes para chegar ao maldito ponto!

Se você está enviando um e-mail para um chefe, colegas de trabalho ou tentando se comunicar efetivamente com alguém, pense em responder isso a si mesmo: “Qual seria a maneira mais rápida e clara de obter o meu objetivo e transmitir todas as informações relevantes e necessárias?” Se você não pode responder rapidamente à essa pergunta com um “sim!”, então não envie!

3. Certifique-se de ter uma assinatura

Eu nem posso começar a dizer o quanto isso me irrita quando não posso encontrar mais informações sobre remetente de um e-mail em suas plataformas de redes sociais ou encontrar seu número de telefone para uma pergunta rápida.

Por outro lado, se você encontrar o número de telefone na assinatura de alguém, não seja uma dessas pessoas que pede um número de telefone que já está lá!

Importante: Além do número de telefone, inclua seu nome completo, endereço do seu website (se tiver um), plataformas relevantes de mídias sociais, etc. Eu não quero perder meu precioso tempo perseguindo essa informação.

4. Use “BCC” se você estiver enviando um e-mail para um grupo de pessoas

Quem adora receber um e-mail com 50 pessoas adicionadas e receber respostas de cada um deles dizendo: “Que legal!”, “Eu recebi!”, “Obrigado!”. Eu arrisco dizer que não sou a única. Ninguém gosta de sua caixa de e-mails entupidos com e-mails inúteis ou irrelevantes.

Então, se você está enviando um e-mail em massa e os destinatários só precisam responder a você, então adicione os endereços como “BCC” e deixe apenas a sua caixa de entrada lotada com as respostas de todos.

5. Responda com um cortês “recebido”

Apenas para voltar para o #4 onde falo sobre as pessoas respondendo “legal”, “recebido” ou “obrigado”. Claro que eu odeio quando recebo esse tipo de e-mail se e estou com “CC”. Mas, eu amo receber esses e-mails se eu sou aquele que o envia.

Se as pessoas têm muitos problemas com o e-mail marcado como spam, avise-me que recebeu meu e-mail! Mesmo que você não responda na íntegra no momento, apenas diga “recebido, respondo em seguida!” Assim, eu não vou continuar te incomodando.

6. Não envie e-mails de cadeia estúpidos

Mais uma vez, leia a declaração anterior em # 4: Não exploda a caixa de e-mails das pessoas com respostas irrelevantes. Eu não me importo que todos seremos amaldiçoados pelo resto de nossas vidas e as futuras gerações também, mas eu não serei uma daquelas pessoas que vai reenviar um e-mail com premonições estúpidas. Dito!

7. Verifique suas emoções

Este é um dos mais difíceis para mim. Eu me sinto muito apaixonada quando escrevo às vezes e, na verdade, tenho argumentos completos na minha mente. Quem está comigo?

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Preciso pausar, respirar e verificar minhas emoções antes de enviar a maioria dos e-mails. Quando eu estava no mundo corporativo especialmente. Eu queria me certificar de que a minha mensagem saísse da forma mais diplomática, profissional e polida possível.

E isso me lembra de:

8. Não envie coisas que você não quer ver ou ler via e-mail da empresa

Sério, a sua empresa provavelmente não está lendo todos os e-mails que você envia, mas por causa da segurança, entre na mentalidade de que eles têm um elfo no porão, lendo todos os e-mails esperando para acabar com a sua vida se você pisar na bola (Sim, eu realmente usei Harry Potter para fazer um ponto sobre etiqueta de e-mail).

9. Use uma linha de assunto precisa

Se você está tentando chamar a atenção de alguém, faça com que a sua mensagem seja intrigante para que o seu destinatário realmente deseje abrir o seu e-mail.

Do mesmo modo, se você está trabalhando com alguém, certifique-se de que a linha de assunto seja específica para a conversa.

Essa linha de assunto deve ser memorável. Pense: “quais palavras-chave eu procuraria se eu estivesse tentando encontrar esse e-mail?”

Exemplos:

Boa linha de assunto: “Candidato para a vaga X, formado em marketing pela universidade Y”

Linha de assunto ruim: “Aplicação para vaga de trabalho”

Boa linha de assunto: “Notas da reunião de planejamento da sexta-feira 27”

Linha de assunto ruim: “Notas”

10. Configure uma auto-resposta de férias

Se você estiver por mais de dois dias fora do seu escritório, notifique. Deixe-me saber que você não estará respondendo aos meus e-mails, ao invés de eu ter que te perguntar se eles estão no spam ou se você está me ignorando.

Bônus: 11. Configure um endereço de e-mail adulto

Tudo bem, isso deve ser óbvio, mas “gatinha679@zig.com” provavelmente não é uma boa representação do profissional (homem ou mulher) que você quer transparecer.

É hora de usar seu nome como seu e-mail.

Revisando os pontos:

1. Revise o seu e-mail antes de enviar

2. Seja claro, conciso e direto

3. Certifique-se de ter uma assinatura

4. Use “BCC” se você estiver enviando um e-mail para um grupo de pessoas

5. Responda com um cortês “recebido”

6. Não envie e-mails de cadeia estúpidos

7. Verifique suas emoções

8. Não envie coisas que você não quer ver ou ler via e-mail da empresa

9. Use uma linha de assunto precisa

10. Configure uma auto-resposta de férias

11. Configure um endereço de e-mail adulto

Quais são as suas dicas de e-mail? Deixe-me saber nos comentários!

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